Mengelola Petty Cash untuk Usaha Kecil dan Menengah

Apakah sobat tau apa itu Petty cash ? Petty cash adalah alat pembayaran harian yang bersifat rutin atau yang biasanya disebut dengan kas kecil. Kas kecil adalah sejumlah dana kecil yang tersedia dalam bentuk uang tunai dan dikhususkan untuk biaya rutinitas. Karena bentuknya tunai, maka rentan terjadi penyelewengan. Sebaiknya para pelaku usaha membuat pos petty cash ini terpisah dengan pos lainnya, hal ini agar tidak menggangu pos pendanaan lain yang telah ditetapkan, misalnya agar tidak mengganggu modal.

Transaksi pembelanjaan melalui petty cash ini dapat dikelola keluar masuknya oleh asisten bendahara maupun sekretaris. Maka kewajiban pemegang petty cash ini adalah selain mengatur pengeluaran juga mencatat semua pengeluaran masuk dan keluar dengan buku khusus petty cash.
Untuk melakukan petty cash, ada beberapa cara yang mungkin sobat butuhkan :

Langkah pertama

Pimpinan usaha perlu menetapkan diawal, berapakah dana yang perlu disiapkan untuk petty cash ini. Tentunya jumlahnya beragam, sesuai dengan kebutuhan kegiatan harian usaha masing-masing. Misalnya dari nominal 500,000,-  rupiah hingga di atas 3,000,000 rupiah.

Langkah kedua

Membuat kesepakatan, item transaksi atas apa saja yang nantinya akan dibiayayai oleh petty cash ini. Setelah itu lanjutkan dengan membuat pedoman dan prosedur (misalnya panduan) agar transaksi yang dilakukan jelas penggunaannya. Dalam hal ini juga pembatasan biaya yang dibelanjakan terhadap item tertentu dapat diberlakukan.

Langkah ketiga

Latihlah operator (dalam hal ini bisa asisten, sekretaris atau siapapun yang telah ditunjuk) sebagai pemegang petty cash ini, jika mereka belum memahami fungsi dan pentingnya petty cash ini. Tentunya hal ini berpengaruh dalam membuat keputusan pembelanjaan yang nantinya dikeluarkan. Tidak terlalu kaku namun juga tidak terlalu longgar.

Langkah keempat

Semua transaksi yang terjadi atau dibelanjakan perlu dilakukan pencatatan dan usahakan agar dapat fleksibel untuk mengisi ulang.

Semua transaksi dalam petty cash harus memiliki catatan dokumentasi khusus petty cash. Setiap transaski yang ada pasti memiliki bukti pembayaran seperti kwitansi ataupun slip harga, bukti tersebut juga disertakan untuk didokumentasikan. Ketika pimpinan usaha akan meng-audit secara internal maka hal ini diperlukan sebagai bentuk pertanggung jawaban.

Akun ATM dibuka khusus untuk petty cash ini, agar lebih mudah dikelola, tidak bercampur dengan akun lain yang sifatnya tidak rutin. Akun ini yang akan dihandel langsung oleh operator. Karena sifatnya liquid dan cepat keluar dibelanjakan, maka operator dapat mengisi ulang sesuai kebutuhan setelah mendapat persetujuan dari bidang keuangan.

Langkah kelima

Penyimpanan petty cash ini dapat dilakukan oleh operator, hal ini bisa dilakukan dengan menyimpannya kedalam cashbox yang telah terkunci maupun laci yang tidak dapat diakses orang lain selain operator saja.

Langkah keenam

Saat rekonsiliasi bulanan, maka pengeluaran dapat di audit. Jika dalam evaluasi mengalami perubahan kebutuhan maka dapat dilakukan keputusan berikutnya. Semuanya akan tercatat dan dimasukkan kedalam buku besar akuntansi.

Itu dia cara mengelola petty cash yang mungkin sobat butuhkan. Semoga bermanfaat ya sobat !

Sumber : https://pengusahamuslim.com/4889-mengelola-petty-cash-untuk-usaha-kecil-dan-menengah.html

Comments

  • No comments yet.
  • Add a comment